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LE REGLEMENT INTERIEUR (Dernière mise à jour février 2017)

1. Objet
Le présent règlement pris en application des statuts de l'Association Pour l'Action Sociale à l'Agence Française pour la Biodiversité a pour objet d'en préciser certaines dispositions.

I. Les membres associés de l'Apas-AFB
Modifié au CA du 17 septembre 2015 – suppression de la définition précise des personnels rémunérés par l'ONEMA
Modifié au CA du 3 février 2016 – définition des ayants droits conjoints d'agent décédés en activité
Modifié au CA du 02 février 2017 – salariés de l'AFB –avec effet rétroactif au 1er janvier 2017
Modifié au CA du 02 février 2017 – création article inscription

2. Les salariés de l'AFB
Les salariés de l'AFB peuvent prétendre à bénéficier des prestations de l'Apas-AFB dès lors qu'ils ont un contrat de travail d'au moins 6 mois avec l'AFB. Il en est de même dans le cas de renouvellement ou de durée cumulée de contrat de travail si la durée devient supérieure à 6 mois, sans rétroactivité sur la durée du contrat précédent.
L'Apas-AFB se réserve cependant la possibilité d'ouvrir certaines actions sans condition.

3. Les retraités de l'AFB
Un retraité reste membre de l'association uniquement s'il termine son activité à l'Agence Française pour la biodiversité.

4. Les personnels réformés de l'AFB
Les personnels réformés ayant repris une activité salariée sont exclus.

5. Les ayants droit conjoints d'agents décédés en activité
Les ayants droit conjoints d'agents décédés en activité bénéficient des actions de l'Apas-AFB en tant que membres associés pour une durée de deux années à compter du décès.
Cependant, cette durée sera prolongée dans le cas où le ou les enfants, identifié(s) comme ayant(s) droit au moment du décès, restent à charge fiscalement du conjoint.

6. Inscription
Les membres associés s'inscrivent annuellement à l'association en fournissant l'ensemble des justificatifs demandés par l'Apas-AFB.
Afin de bénéficier des prestations, des justificatifs complémentaires peuvent être réclamés.
Toute inscription ou demande non complète dans les délais ne pourra être traitée.

II. Les ayants droit de l'Apas-AFB
Modifié au CA du 17 septembre 2015 – suppression des veufs ou veuves
Modifié au CA du 03 février 2016 – ayants droit de conjoints d'agents décédés en activité.
Modifié au CA du 02 février 217 – identification des ayants droit

7. Définition des ayants droit
Les ayants droit de l'Apas-AFB sont les conjoints, les enfants à charge et les personnes vivants sous le même toit à charge financièrement.

Les ayants-droit sont identifiés par le ou les avis d'imposition fournis par le membre lors de son inscription. En cas d'absence d'avis d'imposition, seul le membre associé peut prétendre à bénéficier des prestations de l'Apas-AFB.

Concernant les membres associés « ayants droit conjoints d'agents décédés en activité », seuls peuvent prétendre être ayants-droit les ayants-droit identifiés au moment du décès.

III. Quotient familial
Modifié au CA du 02 février 2017 – création de l'article

Certaines prestations de l'Apas-AFB sont soumises au quotient familial. Il est calculé de la manière suivante : somme des revenus imposables du foyer divisée par le nombre de parts fiscales multiplié par 12.
Pour le calcul du quotient familial, le membre associé fourni lors de son inscription annuelle son avis d'imposition de l'année N-1 et, le cas échéant, l'ensemble des avis d'imposition de son foyer nécessaire au calcul.

Dans le cas où le membre associé souhaite masquer les sommes sur son avis d'imposition ou choisit de ne pas le fournir, la tranche de quotient familial la plus défavorable lui sera appliquée.

IV. Le conseil d'administration
Modifié au CA du 17 septembre 2015 – déroulement des votes du conseil d'administration
Modifié au CA du 01 février 2017 – remplacement d'un membre du conseil d'administration

8. Fonction du conseil d'administration
En relation avec les commissions, le conseil d'administration définit et valide les orientations et les soumet devant l'assemblée générale annuelle ordinaire.
Il a sous sa responsabilité la mise en oeuvre de toutes les actions.

9. Réunions du conseil d'administration
Le conseil d'administration est convoqué par son président ou sur l'initiative du tiers de ses membres, 15 jours avant la date fixée pour sa réunion, sauf cas d'urgence.
Les convocations comportent un ordre du jour et pourront être accompagnées des documents dont l'examen figure à l'ordre du jour.

Chaque membre du conseil d'administration peut proposer au président l'inscription d'un ou plusieurs points à l'ordre du jour.

Le conseil d'administration confie au bureau le soin d'exécuter ou de faire exécuter ses décisions.

10. Votes du conseil d'administration
Les décisions du conseil d'administration sont votées à main levée. Toutefois, le vote pourra se dérouler à bulletin secret si un des membres en fait la demande.

Les décisions sont prises à la majorité absolue (majorité égale à la moitié des suffrages exprimés plus un si leur nombre est pair ou, si leur nombre est impair, égale à la moitié du nombre pair immédiatement supérieur)
Les modifications du règlement intérieur sont prises à la majorité des 2/3.

En cas d'empêchement motivé de la part d'un membre du conseil d'administration, celui-ci pourra donner pouvoir à un autre membre présent. Chaque membre présent ne pourra être porteur que d'un seul pouvoir.

Les votes par voie électronique sont possibles dans les cas suivants :
- Sujets discutés lors des conseils d'administration pour lesquels il manquait un élément de compréhension
- Décision d'urgence
Seul le président est habilité à organiser un vote électronique. Conformément à l'article 9 des statuts, il peut déléguer cette responsabilité à un autre membre du bureau.

Par définition, les votes par voie électronique concernant les comptes rendus du conseil d'administration rentrent dans la première catégorie citée ci-dessus.

11. Huis clos du conseil d'administration
Lors des réunions du conseil d'administration, le huis clos sera de rigueur pour :
- Les questions relatives aux personnels de l'Apas-AFB;
- Les discussions et décisions ayant trait à des opérations à caractère social (secours, prêt …). Ces dernières sont présentées anonymement.

Les membres du conseil d'administration sont astreints au devoir de réserve concernant ces dossiers.

Dans le cas d'une demande d'un membre du conseil d'administration ou d'un salarié, celui-ci ne pourra pas participer aux délibérations.

12. Remplacement d'un membre du conseil d'administration
Dans le cadre de la démission, radiation ou autre d'un membre du conseil d'administration, chaque association fondatrice de l'Apas-AFB peut remplacer chacun des membres qu'elle a désigné dans les conditions de l'association d'origine.

V. Le bureau

13. Fonctions du bureau
Le bureau est l'organe permanent de direction de l'association. Il est responsable du bon fonctionnement de l'association à tous les niveaux.

Le bureau ne pourra être constitué que de membres actifs en activité.

Il doit notamment :
• Encadrer les salariés et veiller au bon fonctionnement du service ;
• Proposer l'ordre du jour et préparer les réunions du conseil d'administration ;
• Proposer l'ordre du jour de l'assemblée générale après consultation des membres du conseil d'administration ;
• Assurer la liaison avec la direction générale de l'Agence Française pour la Biodiversité.
• Veiller à l'application des statuts, du règlement intérieur et de la convention conclue avec l'Onema, convention prorogée lors de la création de l'AFB;
• Préparer le projet du budget, le bilan des comptes et le compte rendu d'activités de l'association.

14. Engagement exceptionnel de dépenses
Le bureau est habilité à engager des opérations n'excédant pas 2 500 euros. Le bureau doit voter la décision à l'unanimité (accord sur la nécessité, l'urgence).

15. Fonctions du président
Le président représente l'association auprès de la direction générale de l'Agence Française pour la Biodiversité.

Il peut intervenir en dernier ressort dans tout conflit pouvant surgir dans l'association ou entre l'association et un organisme extérieur, soit à titre de négociateur, soit à titre de médiateur.

Dans toutes ses fonctions, le président agit en accord avec le bureau.

Il dirige les débats du bureau, du conseil d'administration et de l'assemblée générale.
En cas d'empêchement, le président est remplacé par le vice-président.

Il peut, à tout moment, exiger du trésorier la présentation de la situation financière détaillée.

Le président peut déléguer sa signature aux membres du bureau pour le fonctionnement courant de l'association.

16. Fonctions du secrétaire
Le secrétaire fait la liaison entre le bureau, les représentants régionaux, les membres de l'association. Il a accès à toute la correspondance envoyée et reçue par l'association.

17. Fonctions du trésorier
Le trésorier est responsable de la comptabilité de l'association. Pour effectuer tout paiement, le trésorier doit exiger une pièce justificative.

VI. L'assemblée générale
Modifié au CA du 17 septembre 2015 – suppression de la notion de nombre de vérificateurs en écriture

18. Représentativité
L'assemblée générale représente l'ensemble des membres associés.

19. Composition
Au moins la moitié des membres actifs siégeant à l'assemblée générale devra être en activité.

20. Information
Le bureau de l'association présente au conseil d'administration, au moins un mois avant l'assemblée générale, le rapport d'activité annuel à l'approbation de laquelle il est soumis.

21. Rôle des vérificateurs en écriture
Les vérificateurs en écriture examinent les comptes au moins une fois avant l'assemblée générale.

22. Tranches de revenus
Pour le bénéfice des prestations servies par l'Apas-AFB soumises à condition de revenus, les tranches de revenus ou leur modification sont proposées à l'approbation de l'assemblée générale.

23. Vote lors de l'assemblée générale
Les décisions sont votées à bulletin secret à la majorité des membres présents. En cas d'empêchement motivé de la part d'un membre actif, celui-ci peut donner pouvoir à un autre membre actif présent. Chaque membre actif présent ne peut être porteur que d'un seul pouvoir.

Un vote par correspondance de l'assemblée générale pourra être organisé sur un ou plusieurs points proposés par le président, après approbation des 2/3 du conseil d'administration.

VII. Décisions
Modifié au CA du 02 février 2017 – création de l'article

Les décisions de l'assemblée générale sont prises lors des votes. Elles sont applicables immédiatement ou doivent être précisées par le conseil d'administration dans l'année qui suit.

Les décisions du conseil d'administration sont prises lors des votes. Elles sont applicables immédiatement sauf mention contraire lors du vote.
Des orientations de fonctionnement, sans vote, peuvent être définies lors des conseils d'administration. Dans ce cas, le bureau devra préciser ces orientations et les mettre en place en amont du conseil d'administration suivant.

La forme des décisions du bureau n'est pas définie, cependant, le conseil d'administration ainsi que les salariés de l'Apas-AFB sont informées de celles-ci.

Les comptes rendus de ces instances relatent les décisions prises. Cependant, en cas d'absence des membres ou des salariés lors de ces instances, ceux-ci doivent s'en informer.

VIII. Fonctionnement

24. Frais
Modifié au CA du 31 mai 2016 – prise en charge de l'utilisation du véhicule personnel ou de location.

Les frais engagés par les membres actifs occasionnés pour l'accomplissement de leur mandat sont remboursés à l'euro près et sur présentation de pièces justificatives

Les frais de repas sont :
- payés directement par l'Apas-AFB ou ;
- remboursés sur présentation des justificatifs (tarifs usuels et non abusifs) dans les limites fixées une fois l'an par le bureau.

Les frais d'hôtel sont :
- réglés directement par l'Apas- AFB ou ;
- remboursés sur présentation de justificatif, dans la limite tarifaire fixée une fois l'an par le bureau.

Les frais de transports remboursés sont :
- Le billet de train sur justificatif (au maximum sur la base du tarif 2ème classe).
- Les tickets de métro ou RER : pas d'avance de carnet, remboursement sur justificatif.
- Les frais de parking sont remboursés sur justificatif.
- Les frais aériens : l'utilisation de ce moyen devra être motivée par l'évidence d'un moindre coût. Ils sont remboursés sur justificatif.

L'utilisation de véhicule personnel ou de location est soumise à l'accord préalable du trésorier et/ou du président. Cette utilisation devra être motivée par l'évidence d'un moindre coût et les frais seront indexés sur le coût indiqué par le site internet Mappy sans prise en compte des péages qui seront remboursés sur justificatifs.

25. Rétribution
Les membres actifs ne perçoivent aucune rétribution pour les fonctions qui leurs sont confiées.

IX. Les commissions

26. Organisation pratique
Une commission est une source de propositions et le conseil d'administration est l'organe de décision.

Une commission doit, dans son domaine, rechercher tous les éléments qui permettront au conseil d'administration de statuer sur ses propositions.

Seuls les membres actifs peuvent faire partie d'une commission.

Chaque commission comprendra au moins deux membres du conseil d'administration. La présence d'au moins un de ces membres est requise pour la tenue de chaque réunion de la commission.
Un de ces membres sera nommé responsable de la commission. L'autre membre du conseil d'administration sera son suppléant de fait.

Les travaux de la commission feront l'objet d'un compte-rendu rédigé et transmis le plus rapidement possible afin qu'il puisse être joint à la convocation du conseil d'administration. Le responsable et son suppléant s'en feront les rapporteurs auprès du CA et devront rendre compte des décisions du conseil d'administration aux membres de leur commission afin d'assurer une bonne communication des informations.

Dans le cas d'un vote négatif du conseil d'administration sur une proposition d'une commission, un compte-rendu sera conjointement rédigé par le secrétaire et le responsable de la commission.

Le responsable de la commission présente à l'assemblée générale un rapport annuel des activités de sa commission.

Chaque responsable assure également le suivi et le bilan des activités de sa commission.
Le nombre de personnes par commission est limité à 7.

27. Les différentes commissions
Modifié à l'assemblée générale du 26 mars 2015 - fusion des commissions achat et attributions
Modifié au CA du 04 juin 2015 - création de la commission « Actions Sociales »

• La commission "Achat / Attributions"
Objectif : rechercher et proposer des sites de séjour de vacances, gérer le catalogue achats groupés, attribuer les locations proposées par l'Apas.

• La commission "Actions Sociales "
Objectif : chargée du développement de l'action sociale, d'établir les modalités d'attributions secours aides, secours décès, chargée des relations avec la CESF.

• La commission "Développement"
Objectif : étudier et développer différentes actions et projets de l'association.

• La commission "Culture"
Objectif : favoriser l'accès à la culture.

• La commission "Sport"
Objectif : favoriser la pratique des activités sportives.

• La commission "Voyage"
Objectif : proposer des séjours à tarifs négociés.

• La commission "Finances"
Objectif : Proposer les budgets prévisionnels, en assurer le suivi et permettre la transparence et la compréhension de la comptabilité.

• La commission "Communication"
Objectif : Informer sur la vie de l'association et ses actions.

X. La Radiation

28. Motifs de radiation
Les membres de l'association et les ayants-droit peuvent être radiés par le conseil d'administration pour infraction aux statuts, au règlement intérieur ou pour motifs graves.

29. Information
La décision motivée est notifiée au membre ou ayant-droit exclu par lettre recommandée dans la quinzaine qui suit la décision.

Le membre exclu ou ayant-droit peut, dans la quinzaine qui suit la notification, déposer par lettre recommandée, un recours de la décision d'exclusion devant l'assemblée générale ordinaire suivante qui décidera de la suite à donner.

Le président de l'Apas-AFB
Jean-Marc Fau